Betrifft mich die KI-Verordnung? Was Betriebe jetzt wirklich tun müssen

Was am 2. August 2026 passiert ist

Rund um den Stichtag im August läuft ein kleiner Markt aus Bannern und Compliance-Paniktexten heiß. Das meiste davon hält einer Prüfung des Verordnungstextes nicht stand. Darum hier die Antwort in Ruhe und der Reihe nach.

Die europäische KI-Verordnung ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und greift in Stufen:

• Seit 2. Februar 2025: verbotene Praktiken und die KI-Kompetenz-Pflicht (Art. 4).
• Seit 2. August 2025: Regeln für die großen KI-Modelle, die Aufsichtsstrukturen und der Sanktionsrahmen.
• Ab 2. August 2026: die Verordnung gilt im Grundsatz und wird behördlich durchsetzbar. Die Marktüberwachungsbehörden nehmen die Aufsicht auf, in Deutschland die Bundesnetzagentur mit der dort angesiedelten Koordinierungs- und Kompetenzstelle KI-Aufsicht (nach dem KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz, kurz KI-MIG).

Der große Stichtag für Hochrisiko ist verschoben

Der 2. August 2026 sollte ursprünglich auch der große Stichtag für Hochrisiko-Systeme sein. Wenige Wochen vorher kam die Wende. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 hat die EU die Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Systeme auf den 2. Dezember 2027 verschoben, also um gut 16 Monate. Am Pflichtenprogramm selbst hat sich nichts geändert. Nur die aktive Prüfung der Bundesnetzagentur verzögert sich.

Damit bleibt für einen normalen Betrieb eine kurze, klare Liste. Aber der Reihe nach.

Die erste Frage: Bin ich überhaupt „Hochrisiko"?

„Hochrisiko" klingt bedrohlich und ist im Gesetz eng definiert. Anhang III zählt acht Einsatzbereiche auf:

• Biometrie (Fernidentifizierung, Kategorisierung, Emotionserkennung)
• Kritische Infrastruktur (Wasser, Gas, Strom, Verkehr)
• Bildung und berufliche Ausbildung
• Beschäftigung und Personalverwaltung
• Zugang zu wesentlichen Dienstleistungen (Kreditwürdigkeit, Versicherungen)
• Strafverfolgung
• Migration, Asyl und Grenzkontrolle
• Rechtspflege und demokratische Prozesse

Für normale Betriebe zählt fast nur die Personalverwaltung

Für einen typischen Mittelständler, ein Handwerksunternehmen oder ein Ingenieurbüro ist praktisch ein Bereich relevant: die Personalverwaltung (Nummer 4). Wer eine KI einsetzt, die Bewerbungen vorsortiert, Kandidaten bewertet oder über Leistung und Beförderung mitentscheidet, bewegt sich im Hochrisiko-Bereich. Das ist die Falle, in die Betriebe tappen, ohne es zu merken, weil solche Funktionen heute in vielen HR-Werkzeugen mitlaufen.

Alles andere, was ein normaler Betrieb mit KI macht, fällt nicht unter Anhang III. Ein Angebot aus Aufmaß-Notizen entwerfen, eine Sprachnotiz zum Protokoll machen, den Posteingang sortieren, einen Bericht vorformulieren: alles kein Hochrisiko. Als Faustregel gilt: Wer ein Hochrisiko-System betreibt, merkt das meist am Gegenstand. Wer sich unsicher ist, betreibt in aller Regel keins.

Ein kurzer Selbsttest schafft Klarheit

Ein kurzer Selbsttest schafft Klarheit. Zum Nachlesen sind es diese drei Kernfragen:

• Setzen wir KI in einem der acht Bereiche ein? In der Praxis heißt das fast immer: Entscheidet bei uns eine KI über Menschen, vor allem in der Personalauswahl oder bei der Kreditvergabe?
• Trifft das System die Entscheidung oder bereitet es sie maßgeblich vor? Ein Werkzeug, das nur Textbausteine liefert und dessen Ergebnis ein Mensch selbst bewertet, ist etwas anderes als ein System, das Kandidaten automatisch aussortiert.
• Wissen wir, was unsere Tools im Hintergrund tun? Viele HR- und Office-Programme haben KI-Funktionen nachgerüstet. Die ehrliche Bestandsaufnahme deckt das auf.

Was ein normaler Betrieb ab jetzt tun muss

Drei klare Nein bedeuten: kein Hochrisiko-Fall. Und selbst ein Ja verschafft dank der Verschiebung Zeit bis Ende 2027, um sich in Ruhe vorzubereiten.

Zwei Pflichten treffen jeden, der KI beruflich nutzt, unabhängig vom Hochrisiko-Status. Sie sind der eigentliche Kern dessen, was sich am 2. August geändert hat.

1. KI-Inhalte kennzeichnen (Art. 50)

Das ist die praktisch wichtigste Neuerung für normale Betriebe. Wer KI einsetzt, die nach außen sichtbar wird, muss das offenlegen. Wichtig ist die Trennung von zwei Ebenen, weil eine davon gar nicht die Aufgabe des Betriebs ist.

Der Chatbot auf der Website weist darauf hin, dass hier eine KI antwortet, sobald es nicht ohnehin offensichtlich ist. Ein Satz genügt.

Bei KI-Bildern, -Videos und -Audio gibt es zwei getrennte Pflichten:

• Die maschinenlesbare Markierung (Metadaten, Wasserzeichen) muss der Anbieter des KI-Systems einbauen, also OpenAI, Anthropic und Co. selbst. Für den Betrieb heißt das nur: diese Markierung nicht bewusst entfernen. Selbst setzen muss man sie nicht.
• Die sichtbare Kennzeichnung ist Aufgabe des Betriebs, aber nur bei sogenannten Deepfakes. Der Begriff ist im Gesetz eng gefasst: Inhalte, die echten Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen merklich ähneln und fälschlich echt wirken könnten.

Muss jedes KI-Bild gekennzeichnet werden?

Nein. Der Auslöser ist nicht, ob Menschen darauf zu sehen sind, sondern ob das Bild wie eine echte Fotografie wirkt. Ein fotorealistisches Bild eines Gegenstands wie eines Computers oder einer Personengruppe kann darunter fallen, auch ganz ohne erkennbare Gesichter. Eine klar erkennbare Illustration, ein Piktogramm, ein Icon, ein Diagramm oder ein offensichtlich stilisiertes Bild fällt nicht darunter. Als Linie:

Rechtssicher entschieden ist die Reichweite noch nicht

Eine ehrliche Einschränkung: Weil die Definition auch Gegenstände und Orte umfasst, lesen manche Juristen sie sehr weit. Rechtssicher entschieden ist das noch nicht. Im Zweifel zu kennzeichnen ist der sichere und ohnehin sympathische Weg, und ein kleiner Hinweis kostet nichts.

Wie wird gekennzeichnet?

Ein vorgeschriebenes Logo oder einen festen Wortlaut gibt es nicht. Das Gesetz verlangt einen Hinweis, der klar erkennbar und unterscheidbar ist und spätestens bei der ersten Wahrnehmung erscheint (Art. 50 Abs. 5). In der Praxis:

• Bild: ein sichtbarer Vermerk am Inhalt, etwa „Mit KI erstellt" als Bildunterschrift, als Ecke im Bild oder als Wasserzeichen-Text. Denselben Hinweis in den Alt-Text schreiben, damit er auch barrierefrei wahrnehmbar ist.
• Video: eine Einblendung, am besten am Anfang und dauerhaft oder wiederkehrend.
• Audio: ein hörbarer Hinweis am Anfang.

Übergangsfrist für bestehende Tools

Für Tools, die schon vor dem 2. August 2026 im Einsatz waren, gilt für die technische Markierung eine Schonfrist bis zum 2. Dezember 2026.

2. KI-Kompetenz aufbauen und dokumentieren (Art. 4)

Diese Pflicht gilt bereits seit Februar 2025 und wird seit August 2026 beaufsichtigt. Im Sommer 2026 ist sie sogar milder geworden: Der Digital Omnibus hat die Formulierung von „sicherstellen" zu „die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen" abgeschwächt. Verlangt sind angemessene, dokumentierte Maßnahmen, die zur Rolle der Mitarbeitenden und zum eingesetzten System passen. Für einen normalen Betrieb bedeutet das vier Schritte:

• Wissen, wer KI wofür nutzt. Eine ehrliche Bestandsaufnahme, inklusive der inoffiziellen Nutzung. 77 % der MINT-Fachkräfte nutzen KI-Tools ohne Freigabe (SThree/YouGov 2025). Diese Nutzung existiert auch dort, wo niemand sie sieht.
• Regeln festlegen. Welche Daten dürfen in welches Tool, welche nicht, wer prüft Ergebnisse, bevor sie das Haus verlassen.
• Rollenbezogen schulen. Die Buchhaltung braucht anderes Wissen als der Vertrieb. Eine Schulung an den echten Aufgaben der Leute erfüllt den Zweck und bringt nebenbei den eigentlichen Nutzen.
• Dokumentieren. Wer wurde wann zu welchen Inhalten geschult, welche Regeln gelten. Eine Teilnahmebescheinigung mit Inhaltsübersicht und ein kurzes Regelwerk reichen als Grundlage.

Was die Verordnung ausdrücklich nicht verlangt

Drei Dinge tauchen in Werbetexten häufig auf und stehen so nirgends in der Verordnung: ein Pflicht-Zertifikat (es gibt keine anerkannte „Art.-4-Zertifizierung"), Wissenstests oder Prüfungen und ein bestellter KI-Beauftragter.

3. Nur bei Personalauswahl: Hochrisiko-Vorbereitung

Wer bei der Frage oben gemerkt hat, dass er KI in der Personalauswahl einsetzt, hat die anspruchsvolleren Hochrisiko-Pflichten vor sich (Risikomanagement, Datenqualität, menschliche Aufsicht, Protokollierung). Dank der Verschiebung ist dafür bis zum 2. Dezember 2027 Zeit. Diese Zeit sollte man nutzen und nicht verstreichen lassen.

Und wenn ich Angestellter bin?

Die Verordnung richtet sich an Unternehmen, nicht an einzelne Beschäftigte. Wer angestellt ist, muss selbst keine Behörde fürchten. Ein paar Dinge machen den Alltag trotzdem einfacher und sicherer:

• Die Regeln des Arbeitgebers kennen und die freigegebenen Tools nutzen.
• Keine sensiblen oder personenbezogenen Daten in Tools geben, die dafür nicht freigegeben sind.
• KI-Ergebnisse prüfen, bevor sie an Kunden oder Kollegen gehen. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt beim Menschen.
• Selbst veröffentlichte KI-Inhalte (Bilder, Texte nach außen) ehrlich kennzeichnen, wo es die Regeln oben verlangen.

Aus stiller Nutzung wird anerkannte Kompetenz

Für viele ist der Stichtag ein guter Anlass, die eigene, teils heimliche KI-Nutzung offen anzusprechen. Aus stiller Nutzung wird so anerkannte Kompetenz, und die ist im Betrieb sichtbar mehr wert.

Die Bußgeld-Frage, nüchtern betrachtet

In den Paniktexten prangen gern Bußgelder in Millionenhöhe. Die hohen Sätze gelten für verbotene Praktiken und schwere Verstöße großer Anbieter. Für kleine und mittlere Unternehmen sieht die Verordnung ausdrücklich verhältnismäßige, gedeckelte Sätze vor. Das eigentliche Risiko fehlender Ordnung liegt ohnehin woanders: in fehlerhaften Ergebnissen, die beim Kunden landen, und in sensiblen Daten, die in fremde Tools abfließen. Beides passiert heute schon, mit oder ohne Aufsicht.

Meine ehrliche Einordnung

Ein Vergleich aus dem Alltag: Bevor jemand ein Auto fährt, macht er den Führerschein. Er lernt die Regeln und übt den sicheren Umgang, bis er verantwortlich am Verkehr teilnehmen kann. Niemand hält das für Schikane, es macht die Straße für alle verlässlicher. Die KI-Verordnung will im Kern dasselbe: einen geübten, verantwortlichen Umgang mit einem mächtigen Werkzeug. Wer seine Leute darin schult, erfüllt die Pflicht fast nebenbei.

Der Stichtag im August ist damit für die allermeisten ein guter Anlass, ein aufgeschobenes Thema zu erledigen. Zu wissen, welche Tools im Betrieb KI nutzen, welche Daten wohin fließen und wer Ergebnisse prüft, bevor sie rausgehen, ist Arbeit, die sich unabhängig von jeder Verordnung lohnt. Weniger Nacharbeit, weniger Risiko, verlässlichere Qualität.

Was jetzt konkret zu tun ist

Wer selbst aktiv werden will, geht der Reihe nach vor: den interaktiven Selbsttest machen, die Kennzeichnung dort setzen, wo KI-Inhalte nach außen gehen, und die KI-Kompetenz aufbauen und dokumentieren. Für einen kleinen Betrieb ist das an ein bis zwei Nachmittagen machbar.

Wenn Tagesgeschäft und Kernarbeit vorgehen, übernimmt werkflow.studio die Arbeit: eine ehrliche Einordnung, ob und wo der Betrieb überhaupt betroffen ist, die Bestandsaufnahme der KI-Nutzung, die Umsetzung der Kennzeichnung und die vollständige Nachweis-Dokumentation. Auf Wunsch mit einer Schulung, die an den echten Abläufen arbeitet (Angebote, Protokolle, Posteingang) und mit einer Teilnahmebescheinigung abschließt.

Im Zentrum steht ein Team, das schneller und verlässlicher arbeitet, lange nachdem der Stichtag vergessen ist. Manchmal ist die ehrliche Antwort auch: Ihr seid kaum betroffen, ein Hinweis auf der Website reicht.

Quellen

Faktenstand geprüft am 4. August 2026. Vor jeder Weiterverwendung prüfen, ob sich Fristen oder Auslegungen verschoben haben.

• KI-Verordnung, Geltungsbeginn (Art. 113): artificialintelligenceact.eu/article/113
• Anhang III (Hochrisiko-Bereiche): artificialintelligenceact.eu/annex/3
• Art. 50 (Transparenz- und Kennzeichnungspflichten): artificialintelligenceact.eu/article/50
• Art. 4 (KI-Kompetenz): artificialintelligenceact.eu/article/4
• Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 (Verschiebung Anhang III auf 2.12.2027, Abschwächung Art. 4).
• Aufsicht in Deutschland: KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG), Bundesnetzagentur / KoKIVO.
• SThree/YouGov zu Schatten-KI (2025).

Kein Ersatz für Rechtsberatung

Dieser Ratgeber gibt eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Er bildet den Stand vom August 2026 ab (nach dem Digital Omnibus). Für die verbindliche Einordnung Ihres konkreten Falls sprechen Sie mit uns oder Ihrem Rechtsbeistand.